工作流程
G3:高水平國際會議申請及報銷流程
發布者:賀天圓    發布時間:2023-08-29    閱讀人數:

高水平國際會議申請及報銷流程

一、申請條件

須同時滿足以下條件,否則一律不予資助:

1、會議為高水平國際學術會議(以下簡稱“會議”,名錄見研究生院官網http://www.czzmjtsglslaw.com/info/1148/8964.htm),且在國(境)外舉辦;

2、會議會期應在博士研究生畢業之前,會議應與博士研究生研究內容緊密相關;

3、資助對象論文或摘要等應被會議接收,同時應獲得會議主辦方出具的正式邀請函并被邀請在會議上做口頭報告;

4、資助對象必須為論文第一作者,或導師為第一作者、研究生本人為第二作者。論文的第一署名單位必須為西安交通大學;

5、資助對象為我校博士研究生在讀,且之前未被研究生院資助參加會議。


注:論文被會議接收并受邀做口頭報告的碩士研究生,根據當年研究生院專項經費剩余情況或進行資助。具體情況見當年通知。


二、申報流程

(一)申請材料(1-5為電子版,提交至外事工作服務系統,6為紙質版,需外事審批流程完成后打印送創新港5-3050蓋章。

1. 正式邀請函的原件及翻譯件;

2. 會議論文首頁;

3. 研究生院資助申請表(模板見附件);

4. 超天申請掃描件

5. 會議通知(會議印發的通知安排上明確會議接收論文/摘要/海報)

6. 資助證明(申請簽證用,模板見附件,如為導師或其他研究生院經費資助,資助證明由出資方提供。

注:如需在讀證明,學生事務大廳(興慶校區七彩閣一樓;創新港校區涵英樓東側一樓)自助打印機使用校園一卡通自助打印。

(二)申請項目

1. 申請人參會前應仔細閱讀《關于資助研究生參加國外高水平國際學術會議的實施細則》、本報銷流程及各學院“國內外頂級學術會議名錄”,向導師匯報擬參加的學術會議的基本情況并獲準參加會議。

2. 出國(境)前至少一個月登錄國際處外事系統提交申請。應在出訪前內,登錄“交大首頁--國際處外事工作服務系統--學生因公出國(境)審批--+出國(赴港澳)申請/赴臺灣申請”填寫并提交擬參加的學術會議相關信息,經費來源選擇“我校支付-研究生院經費”。

審核程序全部通過后,攜A4紙打印好的資助證明(一式一份)至創新港5-3050辦公室蓋章。


三、報銷流程

務必于會議結束回校后一月內向學院提交報銷材料。

(一)所需材料:

1. 總結報告(研究生院官網下載)

2. 出國項目成果報告單(研究生院官網下載)

3. 兩張帶有會議標識的照片(口頭發言、海報展示

4. 西安交通大學研究生短期因公出訪審批表(外事工作服務系統審批完成后于國際處獲?。?/span>

5.研究生院資助申請表(電子版)

(二)申請報銷

2023年起,不再辦理借款手續。

1.參會回國后做一次公開學術報告。在研究生院官網下載并填寫參加國際會議情況的總結報告、出國項目成果報告單、會議發言照片,連同研究生院資助申請表電子版交至學院教務或外事秘書處審核。學院整理材料并按季度提交至研究生院。

2.每季度末,研究生院根據各學院提交的材料,給學生授權財務系統報銷權限。

3.被授權學生自行登錄財務系統jdcw.xjtu.edu.cn填報。 填寫部門編號/項目編號時,點擊“?”選擇“050400-11301423011502”(每年編號不同,以實際授權編號為準),學生線上填報,打印后創新港5-3050辦公室或興慶主樓E304辦公室培養辦工位等待簽字,線上提交無效。原則上一個工作周內學生領取已簽字的報銷單并攜帶其余票據至財務處自助投單機(興慶校區主樓E2樓;創新港校區涵英樓西側一樓)完成財務手續。

(三)注意事項

1.如未完成提交打印步驟退出,在財務系統中按如下步驟刪除未完成申請:我的項目”-“待修改項目”-選擇相關申請-刪除。

2.原始財務單據由研究生個人保留,以便報銷。

3.去回程須在西安和會議召開城市往返,在其它城市往返的,須附書面說明;可直達的,須為往返直達票,不得在其他城市中轉,如未直達,須附書面說明,不可直達另議。書面說明由學院簽字蓋章后,與報銷材料一同遞送財務處。

4.乘坐非國內航空公司航班須提交紙質版《西安交通大學乘坐非國內航空公司航班和改變中轉地審批表》,由學院、國際處依次審批后,與報銷材料一同遞送財務處。

5.往返國際旅費、會議期間住宿費的原始單據,發票抬頭須為“西安交通大學”。報銷票據的詳細要求及注意事項,以財務處通知為準。票據粘貼規范參見財務處官網《關于規范財務票據粘貼的通知》。


、經費資助


資助內容

資助標準

(上限,范圍內實報實銷)

往返國際旅費、會議期間住宿費

(以邀請信時間為準)

亞洲外地區:8000元人民幣

亞洲內地區(不含港澳臺地區):6000元人民幣

往返旅費、會議期間住宿費(以邀請信時間為準)

港澳臺地區:3000人民幣


該政策自202391日起執行,以正確、完整提交外事工作服務系統審批時間為準。


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